Pour moderniser sa communication interne, VBK s’est appuyée sur NSI Luxembourg. Le projet d'intranet basé sur Microsoft 365 a été coordonné par Noémie Schmitt, responsable de l’équipe projet chez VBK, qui a défini le cahier des charges et piloté le déploiement, et par Jonathan Dahm, responsable de la Business Unit Microsoft chez NSI, qui a dirigé la mise en œuvre avec son équipe. Dans cette interview, ils reviennent sur les motivations, le déroulement et les bénéfices du projet.

Fondée en 2005 autour du soin des plaies, VBK a progressivement élargi son offre pour proposer une prise en charge globale, avec l’ambition de devenir une véritable « maison de soins à domicile ». Disponible 24h/24 depuis 2019 et pionnière dans l’innovation digitale avec son outil UpCare, VBK place l’humain au cœur de son action, tout en simplifiant le parcours des patients et en soutenant aussi leurs proches.

C’est dans ce cadre que l’organisation s’est tournée vers NSI Luxembourg, intégrateur informatique du groupe Cegeka. Fort de près de 450 collaborateurs, NSI est reconnu pour son expertise en ERP, Cloud, gestion documentaire ou encore intelligence artificielle (IA).

Quels étaient les besoins qui ont motivé ce projet ? Pourquoi avoir choisi NSI comme partenaire ?

Noémie Schmitt (NS) : « Avant ce projet, notre communication interne reposait surtout sur les e-mails et une gestion documentaire papier, des ressources qui ne sont pas toujours accessible au bon moment. Nos collaborateurs sont chez les patients pendant leurs tournées et n’ont pas un accès constant à un ordinateur. Cela créait une perte de visibilité sur les informations importantes. La loi du 23 août 2023 sur la qualité des services pour personnes âgées a aussi renforcé ce besoin et accéléré notre réflexion. C’est pour toutes ces raisons que nous avons choisi NSI, pour leur expertise sur SharePoint et leur capacité à proposer des solutions sur mesure à notre organisation. »

Jonathan Dahm (JD) : « Nous avons proposé Microsoft 365 parce que c’est un outil qui couvre déjà toutes les fonctionnalités nécessaires : communication, gestion documentaire, accès mobile. Nous constatons souvent que des entreprises disposent déjà de ces licences sans exploiter tout leur potentiel. Dans le cas de VBK, l’intégration de l’intranet dans Teams permet à chaque collaborateur d’avoir un véritable tableau de bord central, où il retrouve les actualités et les documents essentiels. »

Comment s’est déroulée la mise en œuvre et quels défis avez-vous rencontrés ?

JD : « L’écosystème Microsoft 365 est vaste et en constante évolution, donc nous commençons toujours par présenter tous les outils inclus. Avec VBK, nous avons défini ensemble les outils pertinents, principalement SharePoint et Teams, ainsi que Power Automate pour les workflows. Ensuite, nous avons travaillé avec Noémie pour organiser l’intranet, tester et valider chaque étape. »

NS : « Nos collaborateurs avaient déjà vécu un projet de digitalisation des soins, ce qui a constitué une base solide et facilité la transition vers SharePoint. Grâce à cet antécédent et à l’accompagnement réactif de NSI, l’adoption s’est faite progressivement et sans résistance majeure. »

JD : « Ce que j’ai particulièrement apprécié, c’est la collaboration avec Noémie. Elle n’hésitait pas à tester, à expérimenter, parfois à commettre des erreurs, mais toujours dans une logique constructive. Cette implication lui a permis de monter rapidement en compétence et cela a créé une vraie dynamique d’échanges. Pour nous, consultants, travailler avec un client impliqué est valorisant, on ne se concentre pas seulement sur le résultat final, mais aussi sur la façon de construire le projet ensemble. »

Quels bénéfices avez-vous observés depuis la mise en place de l’intranet ?

NS : « Nous avons constaté un gain d’efficacité important. Chaque département gère sa communication, tout est centralisé sur SharePoint et accessible à tout moment, sur ordinateur comme sur mobile. La collaboration est simplifiée : fini les multiples versions de fichiers envoyées par e-mail. L’enregistrement automatique et la recherche rapide des documents facilitent le quotidien de tous. Les bénéfices se sont fait ressentir très rapidement. »

JD : « Aujourd’hui, nous faisons évoluer l’intranet avec de nouvelles fonctionnalités, comme les workflows via Power Automate. Par exemple, VBK pourra bientôt demander une confirmation de lecture des procédures importantes. Cela ajoute une couche de contrôle utile dans leur activité. »

Comment les employés ont-ils accueilli l’outil ?

NS : « Le retour a été très positif. Certes, au début il y a eu un petit temps d’adaptation, mais rapidement les collaborateurs ont vu l’utilité, surtout pour l’accès rapide aux documents. L’adoption s’est faite naturellement et nous allons continuer à ajouter des fonctionnalités. »

JD : « C’est aussi une fierté pour nous de travailler avec des partenaires qui comprennent l’intérêt du projet et qui s’impliquent. Cela rend notre métier plus gratifiant et motivant. »

Quelles sont les prochaines étapes envisagées ?

NS : « L’intégration de Copilot dans SharePoint pourrait être une prochaine étape, pour gagner encore plus de temps dans la communication et la recherche. Bien sûr, il faudra veiller à la conformité avec les exigences de sécurité. »

JD : « L’essentiel est que l’intranet reste vivant et utile. Plus les utilisateurs s’habituent à l’utiliser, plus ils découvrent de fonctionnalités et gagnent en efficacité. SharePoint permet aussi de travailler collaborativement sur un seul document, évitant ainsi les doublons et les versions multiples. Avec une base solide, VBK est bien placé pour tirer parti de Copilot et des autres outils Microsoft 365 dans le futur. »

Un dernier mot ?

NS :  « Ce projet était essentiel pour améliorer notre communication interne et notre efficacité. Avec la croissance de notre entreprise, il devenait indispensable d’avoir une gestion documentaire centralisée. NSI a fait preuve d’écoute, de flexibilité et de force de proposition tout au long du processus. »

JD : « Nous sommes fiers d’avoir contribué à un projet qui a un réel impact. Travailler avec un client impliqué comme VBK est motivant, et nous sommes impatients de continuer à enrichir l’intranet dans les prochaines étapes. »